Controle as visitas realizadas pelos vendedores externos (CLT) com o uso do Check-in e Check-out

Publicado em 26/02/2020

Conversando com algumas distribuidoras notamos que acompanhar se os vendedores externos (CLT) estão realizando o atendimento presencial aos varejistas é um desafio comum. Muitas vezes visitar o cliente não é uma escolha, é a única forma de garantir a recorrência das vendas e o bom relacionamento. Por isso, a empresa costuma bancar as despesas do vendedor externo CLT, como combustível, refeição e estadia. O que o gestor dessa equipe espera é que esses recursos sejam gastos com o objetivo de manter a consistência das visitas.

Nos dedicamos em trazer para o Mercos o acompanhamento das visitas realizadas pela equipe de vendas externas, e por isso, estamos lançando a partir de hoje, o controle de visitas com o uso de Check-in e Check-out. Agora você pode disponibilizar o recurso para os vendedores e, toda vez que uma visita for iniciada e finalizada, o Mercos captura via GPS a localização do vendedor e compara com o endereço do cliente, trazendo informações que ajudam a melhorar assertividade na análise das visitas, como: horário de início e fim da visita, tempo de duração da visita, distância do check-in e se houve pedido feito durante a visita.

Vantagens de uso do check-in e check-out

1. Acompanhar quantos clientes foram visitados e a duração de cada visita

Perguntamos aos gestores quantas visitas são realizadas em um dia de trabalho por um bom vendedor. Nas respostas percebemos que os gestores não possuem essa informação com assertividade hoje e que, na maioria das vezes, é apenas uma estimativa – algo entre 10 a 15 visitas. Por isso, um de nossos objetivos com esse recurso é ajudar a saber quantas visitas foram realizadas e a duração de cada uma delas.
Construímos o relatório de visitas com Check-in e Check-out, para que você possa visualizar a listagem dos clientes visitados e a duração de cada visita.
Repare que a duração das visitas da vendedora Carolina se estendem por mais de 1 hora e que ela realizou 2 visitas no dia 07/02/2020. Os vendedores Guilherme também realizaram 2 visitas, só que a duração de cada foi inferior a 40 minutos. A duração média das visitas é um dado crucial para identificar a capacidade de visitas diária do vendedor. Seguindo o nosso exemplo, com a duração média das visitas da Carolina ela conseguiria visitar, no máximo, 8 clientes por dia (sem desconsiderar o tempo gasto com deslocamentos). Se houvesse uma meta de 10 visitas por dia, claramente ela teria dificuldades em atendê-la.

2. Ter o conhecimento se o cliente foi positivado durante a visita

Para garantir a recorrência da compra pelo cliente e, como consequência, a sua fidelização, é desejável por parte do gestor que o vendedor visite os clientes de forma presencial. Embora isso pareça simples, nem sempre um cliente visitado é igual a um cliente positivado e quando essa igualdade não ocorre fica difícil justificar se vale a pena continuar investindo tempo e recursos para visitar aquele cliente que nunca compra. Por essas razões trouxemos para o relatório de visitas com check-in e check-out, o Pedido associado e o valor total. Com estas informações, ficará mais prático identificar se o pedido foi gerado presencialmente ou distante do cliente.

Repare que o vendedor Guilherme realizou 7 visitas no dia 05/02/2020. Apenas uma delas não gerou pedido durante a visita, o caso do cliente Casa do Som LTDA. Isso ajuda o gestor a compreender se aquela visita gerou retorno na operação.

3. Garantir que as visitas foram realizadas próximo ao cliente

Outro desafio mencionado pelos gestores, é saber o quão próximo do cliente o vendedor estava quando fez o check-in e check-out. Foi isso que nos motivou a buscar uma solução que permitisse comparar a distância entre a coordenada do vendedor e o endereço cadastrado do cliente. Por isso, o relatório possui duas colunas chamada Status Check-in e Status Check-out.

Repare que na visita para o cliente Casa do Som LTDA, o vendedor fez o check-in à 90 metros de distância do endereço do cliente, e por isso, o relatório trouxe como () “Próximo” do cliente. Já a visita no cliente Musical Curitiba LTDA, a distância foi de 840 metros e o relatório classificou essa visita como () “Distante” do cliente. Por padrão, o relatório considera 300 metros como distância máxima para classificar a visita como “Próximo do cliente”. Caso haja a necessidade de ajustar essa distância, o relatório permite que você faça a personalização.

Para facilitar na comparação do check-in do vendedor com o endereço do cliente, clicando sobre a distância em metros de cada visita, o relatório exibe no Google Maps as duas localizações. Veja como é simples:

Como habilitar o recurso

Por padrão, o recurso do Check-in e Check-out permanece desabilitado para todos os vendedores. Para ativar, acesse o sistema web e clicar em “Minha conta” -> Aba “Usuários” e escolha um usuário e clique em “Alterar”. Nesta tela você verá que existe uma nova seção chamada “Check-in/Check-out”. Nela, você verá um botão que ao lado possui a mensagem “Check-in/Check-out desabilitado”. Ao clicar sobre o botão, será exibido duas opções de acordo com a animação abaixo:

• Check-in não obrigatório: O vendedor poderá iniciar um atendimento, criar um pedido sem ter que realizar o check-in.
• Check-in obrigatório: O usuário só poderá emitir um pedido se previamente realizar o check-in.

Ao escolher a opção que melhor se adeque a sua operação, basta clicar no botão “Salvar” no rodapé da página e pronto! A partir do momento que o vendedor sincronizar o aplicativo a funcionalidade será disponibilizada 🙂

Como funciona a captura no aplicativo

A partir de agora, a tela de detalhamento do cliente passa a ter dois novos botões: o botão do check-in e criar um novo pedido. O botão de check-in aparece somente estará disponível quando o recurso estiver habilitado para o vendedor. Ao clicar no botão, o aplicativo exibe uma mensagem para lembrar o vendedor de fazer o check-in. Após feito o check-in, o aplicativo coleta as coordenadas do GPS do vendedor e salvo no banco de dados.

Confira a animação abaixo como é simples fazer um check-in:

Já a mensagem de confirmação do check-out é exibida  após o vendedor clicar em “Salvar” ou quando ele clica no botão de “Check-out”. Uma vantagem do recurso é que ele também funciona quando o vendedor estiver sem acesso à Internet e, por isso, as informações de cada visita são coletadas e enviadas para o sistema online após o vendedor sincronizar o aplicativo.

Por enquanto, o check-in e check-out está disponível apenas na plataforma Android. Para o iOS será disponibilizado em breve. O recurso está disponível no plano Ouro em contas de Indústrias e Distribuidoras, e no plano Corporativo para contas de Representantes.

Gostou da novidade? Conte para a gente nos comentários.